Les 4 erreurs à éviter lorsque tu délègues à une assistante virtuelle

Une assistante virtuelle est un bras droit, un couteau suisse du web ! Sa mission est d’épauler les entrepreneurs dans la création de contenu, les réponses aux e-mails, la gestion des tunnels de vente… Dans ce nouvel article, de Plume d’Entrepreneures, découvre Séléna, une entrepreneure ambitieuse qui partage avec toi les principales erreurs à éviter lorsque tu délègues à une assistante virtuelle !

Ne pas laisser de liberté à ton assistante virtuelle

Il est essentiel que tu cadres la collaboration en exposant de la manière la plus optimale tes attentes à ton assistante. Mais tu dois apprendre à lâcher prise. Sache que rien ne pourra être fait exactement comme toi tu l’aurais fait, voir même “parfait”. Ta collaboratrice n’est pas toi.

Si tes attentes sont comprises et que ton assistante est imprégnée de ton univers et connaît ta vision, tes valeurs et tes objectifs, elle aura plus de facilité à assimiler tes process et faire quelque chose qui te correspond.

Ne pas avoir établi de process pour ton entreprise en amont

Si tu souhaites faire appel à une assistante virtuelle, tu dois avant tout avoir créer des process. Ces process correspondent à l’ensemble des étapes que tu réalises pour une tache. Ils vont permettre à ta prestataire de mieux appréhender la manière dont tu fonctionnes pour ensuite réaliser les missions en toute autonomie. Tu l’as compris, c’est un gros gain de temps !

Pour créer tes process je te conseille de noter l’ensemble des tâches récurrentes que tu réalises dans ton entreprise, puis de lister toutes les étapes pour chacune des tâches. Tu peux soit créer des processus sous la forme de check-lists détaillées, ou bien en format vidéo.

Ne pas consacrer de temps à ton assistante virtuelle

Pour être la plus efficace possible, ton assistante a besoin d’être guidée bien qu’elle soit généralement autonome et proactive. Il est nécessaire que tu lui accordes un minimum de temps chaque semaine pour répondre à ses éventuelles questions. Pour qu’elle puisse avancer sur les missions, mais aussi pour lui faire des retours réguliers sur le travail effectué. Ton assistante t’aide au quotidien, mais c’est toi qui fait appel à elle. C’est par conséquent à toi de t’assurer, qu’elle bénéficie de tous les éléments nécessaires dans le cadre de votre collaboration.

Tu n’es pas obligé de faire des appels d’équipe hebdomadaires. Vous pouvez privilégier une communication asynchrone via les mails, par exemple. Si tu as des journées chargées, je te conseille tout de même de prévoir un ou deux créneaux de 15 à 30 minutes dans la semaine, réservés à ton assistante, pour que vous puissiez faire le point.

Ne pas fixer de deadlines

Lorsque tu délègues à une assistante virtuelle, tu dois cadrer la prestation pour que les échanges entre vous soient fluides. Fixer des deadlines permet à ton assistante de mieux répartir sa charge de travail dans son emploi du temps. Mais aussi de ne pas se retrouver dans le rush avec plusieurs missions d’un coup.

Cela te permet également de savoir quelles sont tes priorités par rapport à tes objectifs du moment et donc les missions que ton assistante doit réaliser en premier.

Le parcours de Séléna, assistante virtuelle pour les prestataires de services et infopreneures.

Peux-tu nous en dire plus sur l’histoire, les valeurs de ton entreprise ?

En 2021, j’ai réalisé une licence professionnelle e-commerce marketing numérique qui m’a beaucoup appris. J’ai malheureusement fait un burn-out, car je travaillais beaucoup et cela depuis le début de mes études. J’ai réussi ma licence pro avec 15,7 de moyenne. Mais je n’avais plus la force de continuer en master. J’ai donc décidé de m’arrêter à un bac+3. Le salariat n’étant pas fait pour moi puisque je mets la liberté au cœur de tout, j’ai fait une pause de quatre mois, et je me suis lancée en janvier 2022 !

J’ai eu la chance d’avoir dès le départ des demandes de collaboration, et cela avant même que je sois lancée grâce à ma communication sur Instagram ce qui m’a permis de très rapidement vivre de mon activité. Je suis très reconnaissante de la confiance que mes clientes et les entrepreneures qui souhaitent faire appel à moi m’accordent. C’est important pour moi de créer des collaborations épanouissantes tant pour moi que pour mes clientes. Dans le respect mais aussi et surtout la bonne humeur, ce qui reflète mes valeurs d’entreprise : simplicité, bienveillance, authenticité, proximité, partage, good vibes.

Comment est née ta passion pour ton métier ?

J’ai toujours voulu être indépendante, depuis petite. Je rêvais d’avoir un grand local avec une partie magasin prêt-à-porter, une partie coiffure et une partie institut. L’idée n’est plus d’actualité, mais j’ai toujours eu ce côté polyvalent, l’envie de toucher à tout.

Durant mes études supérieures, mon envie était de me lancer par la suite en tant que community manager. Je savais que je voulais être à mon compte. En revanche je n’avais pas encore trouvé le métier qui me ferait dire “c’est CE métier”. Lors de mon année de licence professionnelle, j’ai réellement commencé à m’intéresser à l’entrepreneuriat. J’ai consommé énormément de contenus gratuits tels que des lives et posts Instagram pour me former. J’ai également investi dans beaucoup de formations en ligne (que je n’ai pas toutes suivies ahah, le syndrome de l’objet brillant !). C’est durant cette année que j’ai découvert le métier d’assistante virtuelle et cela a été une révélation, c’était ce métier que je voulais faire !

Qu’est-ce qui t’anime le plus dans ton aventure entrepreneuriale ?

Ce qui m’anime le plus dans ma vie d’auto entrepreneure, c’est la liberté que cela amène à tout niveau. La liberté et l’indépendance sont mes maîtres mots. J’aime le fait de pouvoir travailler en fonction de moi et non des autres. Travailler avec qui je veux, être la seule responsable de mes actions dans mon propre business. Conserver mon besoin de solitude tout en faisant continuellement de nouvelles rencontres belles et enrichissantes.

En tant qu’assistante virtuelle, aucune de mes journées ne se ressemblent. J’apprécie la routine mais j’ai tout de même besoin de toucher à tout pour être épanouie, en travaillant avec des personnes qui partagent mes valeurs et me ressemblent. C’est ce que m’offre mon métier et j’en suis très reconnaissante !

Quels sont tes projets pour le futur ?

Mon activité s’est très vite développée, je sais que je ne vais bientôt plus pouvoir continuer à développer mon entreprise toute seule. J’ai donc pour projet de me créer une petite équipe de freelances à qui je sous-traiterai pour accepter des nouveaux contrats qu’actuellement je dois refuser. ✨

Merci Séléna pour tes précieux conseils !